内定辞退の連絡方法は？電話・メールでの断り方

2018.09.25就活全般

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せっかく内定をもらっても、さまざまな事情から辞退することになる場合もあります。そんなとき、会社には何と説明すれば良いのでしょうか。

そこで今回は、いつ誰に連絡するかといった問題だけでなく、内定を辞退したいときの適切な連絡方法や伝え方のポイントを例文とともにご紹介します。

内定辞退の連絡方法は？

内定を辞退すると会社側に連絡するとき、まず注意したい点は自分の意思を伝える「相手」と「方法」、そして「タイミング」です。

相手

内定辞退は、先方の社員であれば誰に話しても良いわけではありません。意思表示する相手は、人事部の採用担当者です。速やかに話を通すためにも、あらかじめ電話やメールの連絡先を確認しておくと良いでしょう。

方法

内定辞退を連絡する方法としては、電話が最適といわれています。電話は担当者と確実につながり、直接に会話した方が文書より言葉に誠意を込められるためです。相手側の反応が分かり、どのように思っているか把握しやすいというメリットもあります。

タイミング

連絡するタイミングは早い方が好ましく、内定の通知後、遅くとも1週間以内には済ませましょう。土日など休日は避け、平日でも時間帯には注意が必要です。出勤および退勤の前後や昼休みは迷惑になるため、業務が落ち着く午前10時以降や午後2時～4時頃が望ましいと考えられています。

伝え方のポイント

内定を辞退するとき、断り方にはいくつかポイントがあります。会社側にきちんと誠意を示すためにも、失礼にならない伝え方を押さえておいた方が賢明といえます。

態度

まず心がけることは、丁寧な態度です。会社は、何となく内定を出すわけではありません。担当者は、貴重な時間を使って将来有望な人材を選出しています。断る際は、担当者への感謝とともに、期待に応えられないことに謝罪する気持ちを忘れないようにしてください。

強い意志

一方、辞退したいという自分の意思は明確にする必要があります。会社によっては、なかなか内定辞退を承諾してくれないケースもあるためです。あまり遠慮していると、会社側の説得により気持ちが揺らいでしまうかもしれません。心変わりを防ぐためには、意志を強く持つことが大切です。

理由

内定辞退を連絡した際、なぜ内定を断るか問われる可能性もあります。聞かれなければ自分から話さなくても問題ないですが、確認されたときに備えて理由を用意しておくと速やかに答えられるため安心です。

電話、メールでの断り方の例文

電話で内定の辞退を連絡する場合、基本的には以下の流れで会話を進めます。

1.第一声

「お忙しいところ恐れ入ります。先日、面接に伺った□□大学の△△です。内定の通知を頂戴し、電話致しました。採用担当の〇〇様は、いらっしゃいますでしょうか？」

2.担当者に取り次がれた後

「お世話になっております。(改めて名乗った上で)、ただいま少しお時間をいただいてもよろしいでしょうか？」

3.内定辞退の説明

「この度は内定の通知を賜り、誠にありがとうございます。ただ大変に申し上げにくいのですが、検討した結果、辞退させていただくことにしました」

※理由を聞かれることがあるため、明確な答えを用意しておきましょう。

4.お礼を述べて締めくくる

「面接では貴重な時間を割いてくださり、改めて感謝申し上げます。御社には、こちらの身勝手な理由によりご迷惑をかけてしまい本当に申し訳ありません。ご多忙中にお騒がせしました。では、失礼いたします」

担当者が不在の場合などは、メールで内定辞退の旨を伝えるのも選択肢の1つです。具体的な本文は、電話と大きく変わりません。ただし、書面では最初に件名「内定辞退のご連絡」と宛先「◇◇株式会社　人事部▽▽課　採用担当〇〇様」、最後は自分の署名を忘れずに記載してください。

また、電話がつながらずメールを送信した旨も加えると相手の感情を害さないでしょう。

おわりに

内定の辞退は気後れしても仕方ありませんが、態度がはっきりしないと会社側も採用を取りやめるかどうか迷ってしまいます。大きなトラブルを避けるためにも「辞退する」と決心したら早めに知らせましょう。その際は、連絡方法に関係なく失礼のないようマナーには十分に気を付けてください。

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